Innovationsprocess

Varje utmaning leds av två ledartröjor. Ledartröjorna är motiverade medarbetare från olika delar av kommunens verksamheter, och de arbetar med det här utöver sitt vanliga uppdrag. Det som utmärker ledartröjorna är mod, nyfikenhet, samarbetsförmåga och vilja att förbättra för Tyresöborna.

Vi arbetar med innovationsprocess som utgår från Sveriges regioner och kommuners innovationsguide:

Steg 1 - ringa in

1. Börja med en behovsformulering där du formulerar vad du vill förbättra och för vem. Formulera din utmaning som ett behov. Ringa in behovet och för vem behovet ska lösas. Formulera behovet som en fråga att ha som utgångspunkt i utvecklingsarbetet.
2. När du formulerar behovet – välj en bred ansats som är öppen för olika möjligheter och riktningar. Det gör inget om formuleringen inte känns perfekt från början – det går alltid att gå tillbaka och omformulera behovet allt eftersom du lär dig under resans gång.
3. Börja med att välja vad du vill förbättra och för vem. Kanske upplever du ett behov, problem eller en utmaning i jobb vardagen som du vill göra något åt. Eller så kan det vara något som ex. en invånare, företagare eller besökare har påpekat? Det kan också vara någon som redan fungerar bra idag men som skulle kunna fungera ännu bättre imorgon.
4. Om ni är fler som arbetar tillsammans börjar med att tänka individuellt en stund innan ni börjar diskutera. Om det finns olika uppfattning om vad som ska förbättras är det bra att skriva ner de olika spåren som finns och tillsammans prioritera vilket ni vill fortsätta (först) med.
5. Formulera utgångsfrågan som beskriver behovet i form av en ”hur kan vi” fråga. Få med ett framåtdriv när du beskriver vad du vill förbättra och för vem, ex. ”öka”, ”förbättra” eller ”minska”. Detta öppnar upp för kreativa idéer under processen och leder till effektfulla lösningar.
6. Tänk på att formulera frågan med fokus på mänskliga behov. Frågan ska vara bred nog att tillåta dig hitta oupptäckta områden och nya värden, och samtidigt vara smal nog att göra det görbart. Till exempel är ”bättre livskvalitet för asylsökande” en bra, bred och öppen fråga, medan ”en ny mottagning i primärvården för asylsökande” är för smal och pekar för tidigt mot en lösning.
7. Fundera på vem du vill involvera i processen. Det bli mycket lättare att implementera en ny lösning i verksamheten om du tidigt i utvecklingsprocessen har involverat berörda medarbetare.

Steg 2 - undersöka

Det bästa sättet att förstå behov, förväntningar och upplevelser hos dem du vill förbättra för är att prata med dem. Att prata med dem du vill förbättra för är nyckeln till att förstå. När du pratar med personer som berörs och får möjlighet att ställa frågor får du reda på deras erfarenhet, upplevelser, behov och förväntningar i deras egna ord. Kombinera gärna intervjuer med observationer när du undersöker behovet.

1. Börja med att bestämma vilka personer du ska intervjua. Prata i första hand med dem du vill förbättra för. Det är också bra att prata med personer i deras närhet, till exempel medarbetare som möter användarna. Om möjligt gör intervjun i deras kontext/miljö – där de bor, arbetar eller där användaren upplever/upplevt tjänsten.
2. Skapa ett antal frågor du vill ha svar på. Börjar med bredare frågor innan du frågor relaterar till din utmaning. Tänk på att helst vara två vid intervjun och bestäm roller – ena kan ställa frågor och den andra dokumenterar.
3. Under intervjun, kom ihåg att ställa följdfrågor. Det är först då du kan förstå vad den bakomliggande orsaken är till varför personen tänker eller gör på ett visst sätt.
4. Anteckna vad som sägs och görs under intervjun. Se till att skriva ner exakta citat från intervjupersonerna. Be dem upprepa vad de sa om du inte hörde eller glömmer medan du antecknar. Titta också på deras kroppsspråk när de berättar.
5. Ta tid att summera intervjun genom att fånga in vad du eller teamet har lärt dig/er. Du kan antingen anteckna eller spela in med din mobilkamera där du berättar kort om dina upplevelser. Är ni är ett team är det bra att stämma av tillsammans innan summeringen görs. Berätta vad som överraskat dig, vilka känslor som fanns och vilka tankar som väckts.

Steg 3 - fokusera

När ni går in i det här steget kommer ni ha mycket kunskap om era användare. Därför är det inte ovanligt att i detta läge känna sig överväldigad av allt material och det kan vara svårt att veta vad man ska börja med. Nu gäller det att utmana, prioritera och välja vad ni ska arbeta vidare med.

Nu är en bra tidpunkt att ifrågasätta och utmana ert arbete så här långt. Vad säger magkänslan? Är ni på rätt spår eller behöver ni ta reda på mer? Prata igenom och ställ frågor till varandra om era utvecklingsområden. Ta hjälp av insikterna ni redan fått fram. På så sätt kan ni känna trygghet i att ert beslut utgår från insikter och inte antaganden.

Kanske känner ni redan nu att ni behöver prata med fler användare eller haft fokus på fel frågor. I så fall kan ni gå tillbaka till stegen ”Ringa in” och ”Undersöka” och omformulera er utmaning. Att inse att man är på fel väg är en stor insikt i sig. Genom att uppmärksamma det tidigt i processen undviker ni att ni utvecklar fel saker, som inte efterfrågas. I de flesta fall behöver man inte göra om allt, utan det räcker ofta med att komplettera materialet, med exempelvis fler intervjuer eller observationer.

Bedömer ni att ni är på rätt spår kan ni gå vidare till att prioritera era insikter och formulera ett utvecklingsområde som ni vill arbeta vidare med.

Prioritera era insikter

När ni kommit hit har ni en bra bild av hur er målgrupp och övriga berörda aktörer upplever det område ni vill utveckla. Då gäller det att välja och prioritera! Vilket utvecklingsområde är viktigast att ta sig an först? Vad har starkast koppling till användarens behov?

För att göra innovationsarbetet hanterbart måste ni välja tydliga, begränsade och görbara områden. Som utvecklingsteam bör ni även känna att det är en spännande fråga att ta sig an.

Formulera ert utvecklingsområde

Formulera vad ni vill arbeta vidare med och varför. Utvecklingsområdet behöver bli tillräckligt smalt och fokuserat för att ni ska kunna påbörja nästa steg med att ta fram idéer till lösningar. En mer konkret frågeställning gör det också lättare för teamet att arbeta i samma riktning.

Exempel

Den första, bredare utgångsfrågan var: Hur kan vi göra alla delaktiga i utmaningar som ingen kan lösa ensam?

Insikten efter Undersöka-steget blev: Medarbetare vill samarbeta med varandra över förvaltningsgränserna och tillsammans med kommuninvånarna men vet inte hur.

Den nya, vässade formuleringen kan då bli: Hur kan vi göra för att bli träffsäkra i att möta kommuninvånarnas behov och öka förtroendet för kommunen?

Steg 4 - ta fram idéer

I det här steget har det blivit dags att ta fram idéer och lösningar för era användare. När ni kommit hit har ni skapat er en bra bild av vilka utmaningar som finns och ni har valt ut vilka fokusområden som ni ska arbeta vidare med.

Nu gäller det att ta fram många idéer och lösningsförslag till era utmaningar. Det handlar inte om att hitta ”rätt” idé i det här läget, utan snarare att tänka brett och generera ett stort utbud av möjligheter.
Till er hjälp kommer ni att introduceras till kreativa metoder för att ta fram idéer, koncept och lösningar på er utmaning utifrån era användares behov.

Steg 5 - testa idéer

I det här steget är det dags att testa, utvärdera och vidareutveckla era idéer. Ni kommer att få lära er hur ni tar fram enkla prototyper och hur de kan användas för att testa era idéer och lösningar tidigt och ofta, med användare och utförare.

Med hjälp av en fysisk prototyp är det lättare att få potentiella användares feedback om olika typer av lösningar, väga fördelar och nackdelar mot varandra och upptäcka brister och fallgropar tidigt, innan lösningen förverkligas. En prototyp kan vara allt som tar sig fysisk form, så som en enkel skiss, en vägg av post-its-lappar, ett rollspel, en legomodell, en bildserie eller en film.

Prototyperna behöver inte vara avancerade eller ta lång tid att skapa. Det är viktigare att snabbt skapa något så ni kan testa, få feedback, ändra och testa igen. Tanken är att testerna sker tillsammans med dem som ska använda och utföra tjänsten och att ni får igång ett samtal som hjälper er att utveckla bästa möjliga lösning.

Steg 6 - förverkliga

I det här steget får ni tips om hur ni kan ta er lösning från idé till något som kommer användas och skapa värde i användarens liv och vardag.

Nu har ni förhoppningsvis ett lösningsförslag som ni bedömer kommer skapa en klar förbättring för både användare och medarbetare. Förverkliga-steget handlar om att ”få det att hända”. På riktigt.

Det finns olika faktorer som kan komma att påverka förverkligandet av ert projekt och som ni behöver ta med i er planering. Exempel på frågor att ta i beaktan:

• Är det en liten förbättring eller en stor förändring ni ska göra?
• Kräver införandet mycket förberedelse och tester eller är det något som ni kan börja göra redan idag?
• I vilken typ av organisation ska förändringen genomföras?
• Finns det redan en förändringsbenägen kultur och inarbetade rutiner för utveckling av nya tjänster och arbetssätt? Eller måste ni förändra invanda mönster och själva skapa helt nya rutiner? Det kan då bli extra viktigt med mandat och stöd från beslutsfattare för att utföra förändringen.
• Vilka är det som ska driva den här förändringen, behöver projektteamet som utvecklat lösningen kompletteras med andra kompetenser, behöver ni skapa ett nytt ”förverkliga-team”?

Innovationsguiden

Illustrationerna ovan är lånade från SKR:s innovationsguide. Läs mer och hitta mer material på Innovationsguidens webbplats: Innovationsguiden | SKR Länk till annan webbplats.